La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) vaut preuve de l’embauche dans les formes légales requises. Si la DPAE n’est pas effectuée, il s’agit d’une infraction pour travail dissimulé et donc d’un délit.
Elle doit être adressée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard par fax ou internet dans les instants qui précèdent l’embauche ou par courrier recommandé avec accusé de réception, le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.
La DPAE ne dispense pas l’employeur d’établir un contrat de travail (sauf TESA).
La DPAE permet de réaliser les déclarations et demandes suivantes:
- la demande d’immatriculation du salarié au régime de sécurité sociale,
- la déclaration à la médecine du travail,
- la demande d'affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire,
- la demande d’exonération des cotisations patronales pour l’emploi d’un travailleur occasionnel,
- la demande pour bénéficier de certaines mesures pour l’emploi.
Si la DPAE n’est pas effectué, il s’agit d’une infraction (un délit) pour travail dissimulé. L’employeur doit fournir au salarié une copie de la DPAE ou une copie de l’accusé de réception adressé par la MSA.
Les documents obligatoires à mettre en place
Différents documents obligatoires doivent être mis en place lors de l’embauche d’un salarié en plus du DUER.
Le Registre Unique du Personnel
Il s’agit du registre des entrées et des sorties du personnel. Tout employeur doit tenir un registre du personnel sous peine de sanctions pénales.
Cette obligation s’impose dès l'embauche du premier salarié : elle n'est soumise à aucune condition d'effectif.
Les indications sont portées au moment de l’embauche et de façon indélébiles. Les mentions relatives aux événements postérieurs à l'embauche sont ajoutées au fur et à mesure de la survenance de ceux-ci.
Le Registre du Temps de Travail
Lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l’employeur doit établir les documents nécessaires au décompte de la durée de travail pour chaque salarié.
La durée du travail est décomptée quotidiennement puis doit être récapitulé chaque semaine.
Que faut-il enregistrer : Le nombre d'heures effectuées (ex : 8 h 30) ou les heures de début et de fin de chaque période de travail des salariés (ex : 7 h 30 - 12 h / 13 h 30 - 17 h 30)
L'employeur a plusieurs possibilités :
- enregistrer lui-même le temps de travail
- confier cette tâche à un salarié (par exemple un chef d'équipe)
- confier à chaque salarié le soin de procéder à cet enregistrement.
En l'absence de procédés mécaniques ou informatiques (pointeuses), le temps de travail du salarié est enregistré manuellement par l'employeur ou le salarié sur un support quelconque (registre, cahier...)
Même si cela n’est pas obligatoire, il convient de faire signé au salarié régulièrement le relevé d’heures.
Le règlement intérieur
Obligatoire à partir de 20 salariés.
Les affichages obligatoires
Le nom de l’entreprise
Les contacts utiles :
- SERVICES DE SECOURS D’URGENCE :
- Pompiers : 18
- S.A.M.U. : 15
- Appel d’urgence européen : 112
- Police : 17
- Centre anti-poison : 04 72 11 69 1
- INSPECTEUR DU TRAVAIL : Mr. ………………………………. - UT DIRECCTE Section Agricole - T. 04 72 65 58 50
- MÉDECIN DU TRAVAIL : MSA Ain-Rhône - 35 rue du plat – 69002 LYON - T. 04 78 92 63 55
Les horaires de travail
La convention collective
Les consignes en cas d’incendie
Le DUER
L’interdiction de fumer
Les textes de loi relatifs
- Au harcèlement sexuel
- Au harcèlement moral
- A l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
Pour obtenir des modèles : contactez Graine d’Emplois
La visite médicale
La visite d'embauche permet de vérifier l'aptitude du salarié à son poste de travail. Le salarié doit passer une visite médicale avant son embauche ou, au plus tard, avant la fin de sa période d'essai.
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